書類、名刺、レシートなどすべてデータ化 リモートワークの必需品 ScanSnap iX1600

リモートワークを快適にするなら、まず一家に1台ScanSnap

  • 2022.09.30
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2年半前から働き方が大きく変わったという人が多い。以前はとにかく『会社にいることが仕事』だった側面もあるが、在宅勤務になると仕事のアウトプット自体が問われる。会社が予算を提供してくれるかどうかはともかく、自宅の仕事環境を整えて、効率よく仕事ができるようにした方が、結果として仕事時間は短くなり、アウトプットの質も向上する。そのためにお勧めしたいのがScanSnapだ。

年賀状プリンターのスキャナーと、ドキュメントスキャナーは違う

ScanSnapはいわゆるドキュメントスキャナー。

「スキャナーなら年賀状を印刷するために買ったプリンターに付いているよ」という人も多いと思うが、単に紙をスキャンするための製品と、仕事を効率化するために作られたドキュメントスキャナーはかなり違う。

どう違うのかは、後述のリモートワークでの主なScanSnapの使い方でご説明しよう。同じことを、プリンターに付属しているフラットベッドスキャナーでやろうとしたら、かなり大変なはずだ。

メールで送るのも簡単だし、大量の書類もクラウド保管なら便利

たとえば、PDFの書類にサインして戻すことを求められた時。書類をプリントしてサインし、スキャンして、メールすればいい(もちろん、デジタルサインが使えるならそれに越したことはないが)。スキャンした書類はJPEGにすることもできるし、PDFにすることもできる。パソコンのデスクトップに保存することもできるし、DropboxやEvernoteなどのクラウドサービスに保存することもできる。スキャナーから直接メールで送ることもできる。とにかく、自分の使い勝手がいいように設定できるのがScanSnapの魅力だ。

ScanSnap iX1500/1600などのタッチパネル付きのタイプなら、あらかじめプロファイルを設定しておけば、タッチパネル上のボタンを選択することで、どこに保存するかを選ぶことができる。

在宅勤務になると大変なのが、仕事する場所の確保。特に資料の置き場などに困る。

ScanSnapがあれば、自宅にあった書類を全部スキャンしてデータ化してしまえばいい。筆者の場合、取材資料などが嵩張るのだが、これらを全部スキャンして捨ててしまう。Evernoteなどのクラウドサービスに保存しておけば、自宅の仕事場でも会社でも、好きな場所でいつでも閲覧できる。

仕事の場所が制約される理由のひとつに、資料が置いてある場所という問題がある。会社に資料があれば、そこでしか仕事ができない。資料の持ち出しや守秘義務という問題がある職場もあると思うが、資料の置き場所に縛られるよりは、クラウド化してどこからでも閲覧できるようにした方がいい。

Google Driveなどのクラウドサービスに保管しておけば、担当者が離職したり、担当を離れたりした場合、アカウントを削除したり、権限を変更したりすれば見られないようにできるのだから、紙の書類よりもむしろセキュリティ的には優れているともいえる。

名刺やレシートもデータ化

名刺や、領収書の管理にも便利だ。

筆者の場合、名刺は全部スキャンして名刺管理サービスのEightに転送する。そうすれば、いつでも名前や社名で検索できる。スマホアプリもあるから、出先で名刺の検索が必要になった時にもすぐに対応可能だ。

もちろん、名刺をスマホで読み込むこともできるが、ScanSnapがあれば、何百枚、何千枚と溜まってしまった名刺もスキャンできる。

「スキャンした名刺は捨ててしまう」と言う人もいるが、筆者は「名刺はその人の顔」と言われて育った世代なので、スキャン後は箱に入れて棚の奥に保管している。たいしたスペースを取るわけでもないし、紙質、厚みなども含めて、名刺というモノの良さもある。古い名刺を引っ張り出して、昔の知人に思いを馳せるのもまた楽しい。

レシートのスキャンを利用できるかどうかは、会社などがサービスに対応しているかによるが、対応していたら、とても便利だ。

そもそも、今どき紙のレシートや領収書を糊で貼って経費精算をしなければならないなんて、どうかしている。こういう部分を効率化できない会社は、社員の労働力や時間を無駄にしている。遠からず、そんな会社が利益を出すことは難しい時代がやってくるから、早めに対応しておいた方がいい。

『まずはスキャン』から、『ひと手間かけてからスキャン』に

筆者はScanSnapを使いはじめて10年ぐらいになる。スキャンしまくれば、そのうち紙はなくなるのではないかと思ったが、10年経っても手元に紙はいっぱいある。

しかし、この10年でワークフローは確立できた。筆者の場合のフローを紹介しよう。

紙は受け取ったら、まず開封し、処理する。昔は『まずスキャン』としていた時もあるのだが、スキャンすることなく処理が完了するモノがあるのなら、スキャンしないでおくことにした。デジタルデータの整理にも手間がかかるから、デジタルデータも必要のないものは増やさない方がいい。

デジタル化したら、原本が不要なものは捨てる。原本を紙で取って置く必要のあるものだけファイルするなど置き場所を確保する。こうすれば、保管場所の問題は少なくなるし、検索で探すこともできるし、いつでもどこからでも閲覧できるようになる。

今後も、折をみてScanSnapの利用法について解説していきたいと思うので、ぜひ、疑問点、質問などお寄せいただければ幸いだ。

ScanSnap
https://www.pfu.fujitsu.com/direct/scanner/

(村上タクタ)

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