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2024.12.31 まだ、紙で部屋が散らかっている人がいたら、ぜひ
もう10年以上に渡って、ScanSnapを使い続け、会社でも家でも身の回りにあるあらゆる紙の書類を片付け続けたので、筆者の部屋にはほとんど余分な紙の書類は存在しない。
もともと、雑誌編集者という仕事柄、自分の作った雑誌だけでも600冊ぐらいあるし、友人知人の作った本も取っておいたりしているので、それだけで部屋の大きな部分が占拠されている（仕事柄、どんな紙の何g/㎡のものを使っているかなども重要なことなので、これは電子化しない）ので、できる限り他の要素を減らして部屋を片付けたいのだ。
自分にとっては「データが存在すればいいものはスキャンする」というのが鉄則になっているから自室には紙がほとんどないのだが、帰省して実家に帰ったりすると、たくさんの紙があることに驚かされる。というわけで、まだScanSnapを使っていない人のために、ScanSnapのある生活について、説明しておく。
PFU ScanSnap
https://www.pfu.ricoh.com/scansnap/products/
ちなみに、ScanSnapには製品のバリエーションが存在するが、使ったことがない方は、迷わずにiX1600を買っておくとよい。一番使いやすくて、スムーズだから、これを買っておけば間違いない。
普通のドキュメントは、ぜんぶクラウドに送ってしまう
現在のScanSnapは非常に使いやすくなっており、スキャンしたドキュメントをパソコンのフォルダに送ったり、クラウドサービスのフォルダに入れたり、メールしたり……と、いろいろなことをワンタッチでできるようになっている。
実にさまざまなことができるようになってるのだが、複雑なことはなくて、自分の使い道をプリセットして、それを使い続ければいい。筆者の主な使い方を解説しておこう。
まず、一番多いのが、取材先からいただくプレスリリースなどを、スキャンしてEvernoteに送るという使い方。最近はEvernoteを使わなくなった人も増えているようだが、容量課金ではなく、送信量に制限がかかるというEvernoteはこういう使い方には依然として便利。
筆者の場合、とにかく温存しておけることが大事なのだ。極論、契約を無料プランに変えてもデータを温存しておけるEvernoteは非常にありがたい。もちろん、筆者は今も課金しているが。
その書類が要る資料なのかどうかは判断しなくていい。とにかくドキュメントをScanSnapに突っ込めばいいのだ。
たいていの場合、整理整頓は、この「判断する」というところのコストが高く、判断できなくなると、そこから書類が溜まっていくのだ。だから、よほど「これは要らない」と思ったもの以外はすべてスキャンすればいいのだ。行き先がEvernoteなら容量を節約する必要はい。
Evernoteに入れておけば、OCRがかかるので、いつでも内容で検索できるようになる。紙のままストックしておいても検索できないわけだから、スキャンすることで検索性が高まるというメリットもある。
名刺はEightに
次にスキャンして便利なのが名刺。
取材時に名刺交換をさせていただくことが多く、どんどん貯まっていく。しかしながら、筆者は人のお名前と顔を記憶することが苦手なので、あとで困ることが多い。
いただいたすべての名刺をスキャンしておけば、何かの時に検索すれば名刺を探し出すことができる。方法はいろいろあるが、筆者はSansanのEightに読み込ませている。人とお会いする前に、アプリでその会社の人のお名前を検索して、どんな方なのか思い出しておいたりもする。
領収書はfreeeに
筆者は現在フリーランスとして活動しているので、経費の集計も行わねばならない。
こちらは、領収書を全部スキャンして、freeeというクラウドサービスに入れておき、それを税理士の先生と共有することで決算を行っている。とても便利だ。まずは、領収書をScanSnapで読み込むこと。これが大事。
以上の作業をせっせとやっておくことで、部屋が書類でいっぱいになることもないし、年末にあわてることもない。職場や自宅が書類で散らかっている人は、ぜひScanSnapを手に入れて、すっきり片付けていただきたい。
（村上タクタ）
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