働き方の変化に対応したオフィスの電話革命。始まるクラウド電話の時代【Webex Calling】

部署割を決め、会社のデスクのレイアウトを決定し、机を置いて電話機を配置。OAフロアを引きはがして、電話線をひっぱる作業をした方もいるだろう。最終的に業者の方が電話番号を設定して完了。

今でもそれが普通だと思ってらっしゃる方は多いと思う。しかし、ご存知だろうか？　2024年には純粋な意味でのメタル回線が終了する。そんな時代に、オフィスに電話回線を用意するのは非効率的だ。

旧来のオフィスの電話は、メタル回線もしくはIP電話をPBXで制御・共有している。電話番号ごとに契約して、電話機の配置を変更するごとにケーブルの配線をやり直さなければならない。この変化の激しい時代に、部署移動や配置転換ごとに配線や設定をやり直しているなんて、非効率この上ない。

便利で、しかもコスト削減に繋がる

USを中心として海外では、すでにクラウド電話が一般的になっている。

クラウド電話の最大手、シスコのWebex Callingなら、Wi-Fiと電源さえあれば、電話機を設置できる。さらに、デスクにある電話と同じようにスマホアプリで着信することも可能だ。スマホで03、06などの会社の電話の発着信が可能になる。実際に体験してみたが、音声品質も、従来の電話となんら変わりはない。

契約は1回線から行えるし、価格は1回線1430円、1ライセンス1320円。つまり1回線を1人で使えば2750円、1回線を3人同時に使えるようにするなら5390円となる （引用元：NTT東日本 ひかりクラウド電話for Webex Calling *インターネット回線料、都度の電話料金を除く）。

数万人の規模の会社でももちろん対応できるが、1～50人の小規模な会社でも柔軟に導入できる。成長過程にある会社でも、引っ越しや、部署移動などにフレキシブルに対応できるのは便利なはずだ。

また、その電話番号をスマホアプリにも設定できるから、在宅勤務でも電話を受けられる。もちろん、先方には『03』『06』などの会社の電話番号が表示されるので、プライベートの携帯からかけているようには見えない。もはや『電話番のために出社』なんて、時代遅れなのだ。

日本のビジネスに必要な、保留や転送などの機能をすべて持っており、さらにスマホとの連動、在宅勤務への対応などの可能になっている。また、クラウドベースなので、設定はユーザーの管理者が簡単に変更可能と、いいとこどりなのがWebex Callingだ。

どこにいても、会社にいる時と同じように通話可能

3人のスタートアップで、Webex Callingを導入したとして、仮定の事例をレポートしてみよう。

会社にいるのは2人。ひとりは在宅で業務に関わっていると想定しよう。

このスタートアップの代表番号を、会社にある2台の電話機と、3人のスマホに設定して、誰もが電話を受けられるようにしてみよう。

社内の2台の電話機は、電源とWi-Fiに繋ぎさえすればいい。従来のように、電話線を引き回す必要はないのだ。

設定作業も、専門の業者に頼んで設定料を払う必要もない。Webex Callingはクラウドサービスなので、設定用のウェブサイトにログインするだけで、簡単に設定を変更することができる。

3人のスマホはプライベートのものでもいい。Webexのアプリを入れて、ログインすれば、まるで会社内の電話のように外線電話、内線電話を受けることができる。電話代はWebex Callingを導入している会社（Wi-Fi、セルラーの通常のデータ通信料は必要）負担となるから心配はいらない。

会社にいる2人が電話に出られない時でも、在宅勤務の担当者がプライベートの携帯にインストールしたアプリ経由で会社の電話を受けることができる。

もちろん、お互いに内線電話としてコミュニケーションすることができる。

これまで、席に着いていないと受けられなかった内線電話を、スマートフォンさえもっていれば受けることができる。社内の別の場所にいても、在宅でも、スマホがネットに接続してさえいれば電話に出ることができるのだ。

また、固定電話で通話していて、移動する時間が来た時にも、そのままスマホで電話を引きついで会話を継続するということもできる。

通話は1対1でなく、複数でも可能だから、外部からかかってきた電話に複数人で対応することも可能だ。

事業継続性を高めることにも繋がる

Webex Callingの導入はBCP（事業継続計画）の面でも大きな助けになる。

東日本大震災やパンデミックを経験した我々は、予想外の事態が発生した時に、業務形態を変化させ、対応し続けることの重要さを学んだ。

Webex Callingなどクラウド電話があれば、出社できない状態になっても、在宅でいつもと同じように電話対応可能なので、高いレジリエンスを維持できる。社員同士も、普段の内線電話と同じようにコミュニケーションできるから、発生した事態に対応しやすい。

勤務時間のみ着信するようにも設定できる

「常に会社の外線、内線に出なければならないなんてストレス」と思う方も多いだろう。

しかし、Webex Callingなら、着信の設定も自由自在。

業務時間外は、業務時間外である旨メッセージを流すこともできる。営業時間は終わっているが、繋がってもいい……という夜の17時～21時ぐらいの時間帯は、数コール鳴ってから業務時間外メッセージを流す……というような設定も可能だ。

携帯電話側も、電車の中や、人と会っている時間などは、外線や内線を受けない設定に簡単に変更することができる。

また、ひとつのアプリで、メッセージングなどの機能も備えているから、「今、電話に出られません。●●さん対応をお願いします！」などのメッセージをWebexのアプリから同僚に送ったりすることもできる。

もちろん、どの状態で、誰が電話を受けるか……などの相談はしておくべきだろうけれど、便利さがストレスになるということはなく、便利さだけを享受できる仕組みになっている。

働き方の変化に対応できる電話を

実際に、導入した企業のフィードバックも「電話機での操作が従来のビジネスホンと同じで、楽だった」「席を離れていても、スマホで電話を受けられるのが便利」「人事異動での部署替えなどの時も、電話線を引き回す必要がなく、とても楽」「スケジューリング機能で、時間外は仕事の電話がかからなくて嬉しい（時間外労働がなくなった）」と大変好評。

働き方が大きく変化する時代だから、『オフィスの固定電話』にも革新が必要だ。

Webex Callingを導入すれば、移転、組織再編などにもすぐに対応できるし、社内のどこにいても外線電話や内線電話を取ることができる。在宅勤務、リモートワークにも対応可能だし、災害時などにもレジリエンスを発揮し、高い事業継続性を獲得することができる。管理も簡単だし、電話にまつわるコストも大幅に削減できる。

事業を始める際、会社の移転、組織再編などの機会に、ぜひWebex Callingを検討していただきたい。

Webex Calling
https://www.cisco.com/c/m/ja_jp/solutions/webex/webex-calling.html?dtid=pcsdgd000936

（村上タクタ）