ドキュメント整理にiX1500が大活躍〜有賀照枝さん【ScanSnap活用術】

家事代行と整理収納と

有賀さんが個人事業主として、家事代行サービスと同時に『整理収納アドバイザー』として整理収納サービスも仕事として始めたのは2007年のことだった。

もともとは子どもの頃から整理収納は苦手だったのだが、派遣社員として働いていた法人で、ファイリングシステムの取りまとめ役を担当し、整理収納の面白さに気が付いた。書類整理が進んでいくにつれて、職場環境に良い影響が出てくることに面白さを感じたのだ。

「最初に整理収納アドバイザーの資格を取った時には、まだ『整理収納アドバイザー』という資格自体あまり知られていませんでした。まだ、ハウスキーピング協会の代表理事である澤一良さんが、普通に整理収納アドバイザー2級認定講座の講師をしたりされている頃でした。」

現在は、整理収納アドバイザーの資格を活かして整理収納関連事業を広くおこなっているハート・コード。個人事業から法人化したのは2012年のことだった。

ハート・コード
https://heartscode.com/

そして、ミニメイド・サービスの加盟店（プレミアサービス池袋店）である家事代行サービス事業を分社化し、アリーズ・ハウスキーピングを設立したのが2019年。ミニメイド・サービスは日本の家事代行業の黎明期から家事代行サービスを行っており、当初日本では家事を家の外に人に委ねるということ自体に抵抗があったのだが、富裕層の人を中心に徐々に支持されるようになったという。

アリーズ・ハウスキーピング
https://ariz-housekeeping.tokyo/

アリーズは現在、整理収納アドバイザーなどの資格を取得した20人のスタッフで運営されている。多くは、「そろそろ子育てが終わるかな？」という高校生、大学生のお子さんを持った女性だという。23区をサービスエリアとして運営している。

理想的な住空間のイメージをピラミッド的に考えると、土台となる下の段から上に向かって『整理収納→環境の土台作り』『整理整頓→日常のメンテナンス』『お掃除→汚れを取る』となるのだそうだ。

アリーズ・ハウスキーピングで行うのが上の2段。ハート・コードで行うのが下の2段だ。プランニングと整理収納があって、それを維持して運用する整理整頓があり、そしてその上で掃除できれいに保つ……という感じだ。

新たにデジタル化を研究中

家事代行のサービスを行うアリーズ・ハウスキーピングに対して、整理収納サービスの仕事は、正社員2人とスタッフ数名で一緒にやっているハート・コードで行う。

「『整理収納アドバイザーの資格を取ったから、やってみたい』という感じで仕事に参加する人は続かないんですよね。続くのは『自分なりに社会に貢献したい』と思っている人。限られた時間や予算でサービスを提供するのは誰でもできるワケでない。「どう段取りを組んで片付けるのか？」「契約した時間内に、どこまで片付ければ満足していただけるか？」そういうことを多方面から考えながらできる人が適していると思います」ひとりよがりに『できること』だけやっていても、片付けは仕事にならないのだそうだ。

「ファシリテーター的な目線は必要になりますね。現場を見て、契約時間内にできることはA案か、 B案か？　しかし、クライアントさんによっては『そこは触って欲しくない』『それは捨てて欲しくない』というようなこともあって、さらにC案まで提案しなければならない場合もあります」

そんな、有賀さんの仕事に欠かせないのが、書類のデジタル化だ。

大量の書類を片付けなければならない時に、デジタル化して整理するのは今や欠かせないテクニック。以前、本稿にもご登場いただいた福永恵さんと一緒に『デジタル・ファイリング・ラボ』という組織を立ち上げ、整理収納にデジタル化を活かすノウハウを研究している。

複数のお仕事で、iX1600とiX1300が大活躍！〜福永恵さん【ScanSnap活用術】

2023年09月20日

実際に、パンデミックの時に経営している会社のリアルオフィスをなくして自宅で仕事をするようになった時に、会社の資料などをデジタル化するためにScanSnap iX1500を購入。膨大な書類の多くをデジタル化したという。

紙のまま保存する書類に関しては、オフィスでのファイリングシステムの取りまとめをやった時から慣れている。ハンギングフォルダを使ったバーチカルファイリングで整理をしていく。保存年限が決まっているようなものは、それに沿って保存することも大切だ。

スキャンしてPDFで保存する。PDFはローカルに保存し、ハードディスクにバックアップを取っている。会社で他のスタッフと共有するデータはGoogle Driveに入れたりすることもあるし、講演会資料などは万が一のことがあると怖いので、持って行くパソコンだけでなくDropboxに入れていたりはするが、スキャンデータは基本ローカル保存だという。

名刺はスキャンしてEightに保存している。そうしておけば、スマホからでも検索できるので、とても便利。

さらにノウハウを探究中

今後、よりデジタルデータの整理が必要になってくるので、福永さんと一緒に、デジタルデータの整理について、ノウハウを深めていく予定だ。

最近は、整理収納サービスの方で、小規模事業者の方々からの書類整理の依頼も多いので、ScanSnapを活用して、ペーパーレス化、デジタル化を進め、いつでもどこでも軽やかにビジネスができるような提案をしていきたいという。

（村上タクタ）