複数のお仕事で、iX1600とiX1300が大活躍！〜福永恵さん【ScanSnap活用術】

また、20年以上フリーランスとして各社の仕事を請け負ってきた経験から、オフィスのデスク周りの整理や、オフィスファイリング、バックヤードの整理収納の仕事に長い経験を持ち、整理収納アドバイザーとしても活躍する。その傍ら、データのファイリングを探究するプロジェクト、『デジタル・ファイリング・ラボ』創設メンバーとして活動。そして、パソコン内部のデータ管理とデータ整理に特化した認定資格『デジタル整理アドバイザー』を策定し、株式会社デジタル・ファイリング・ラボを立ち上げた。

デジタル・ファイリング・ラボ
https://digital-filing.com/

整理収納アドバイザー1級、住宅収納スペシャリスト、ルームスタイリスト1級、デジタル整理アドバイザー2級認定講師。

紙の書類の方が便利なこともある

コロナ禍により、在宅勤務の時間が増えたとはいえ、福永さんのお仕事では、まだまだ紙で来る書類が多いのだという。

まずは、ウェブサイトなどの校正書類。多くの、非デジタル系の人が関わる仕事では、PDFの校正の仕方をいちいちレクチャーするよりは、紙で書類を回した方が早いし、最終的に誰がどの訂正を入れたか……などの履歴も紙の方が見やすいのだそうだ。

そこで、役立つのがScanSnap。デスクの横に置いたScanSnap iX1300で、素早くスキャンし、送付することができるのだという。

大量の権利処理書類を、ScanSnapでスキャン！

一番大変なのが、音楽出版社の印税分配サポート。つまり、JASRACから来た著作権使用料の書類を集計するお仕事。

これが想像以上に大変な仕事で、どこでどの曲が使用されたから数円とか、数十円、数百円という金額を集計して、さらにその曲に関わった著作権者で、適切な割合で分けて支払の金額を計算するというお仕事。

非常にたくさんのドキュメントを、常に取り扱うということで、これはScanSnapなしには成り立たない作業だという。

その他にも、会社の経理的なお仕事はもちろん、個人的なドキュメントもすべてScanSnapで読み取って管理しているのだという。

病院の処方箋なども、薬局で薬をもらったら捨ててしまう人が多いとは思うが、スキャンしてデータだけでも残しておけば、「以前と同じ薬が出ている」とか、「この症状の時はこの薬が出ている」とか、いろいろと理解することができる。

ScanSnapの『プロファイル』の使いこなしがカギ

ScanSnap Homeを使ってスキャンすると、『プロファイル』というカタチでスキャンの設定を保存することができる。

カラーなのか？　モノクロなのか？　どんな解像度でスキャンして、どこに保存するか？　どのアプリに連携するか？　などをすべてプリセットしておくことができるのだ。
これにより、たとえば書類として、中程度の解像度でスキャンして特定のフォルダに保存しておくとか、メールで送信するとか、Dropboxの特定のフォルダに保存したり、名刺をクラウドサービスのEightに保存したり、レシートをDr.Walletや、freeeに取り込んだりということが半自動でできるようになる。

経費申請や、確定申告用の書類を作る手間も大きく減る。

また、アイコンを色分けすることもできるので、クライアントやプロジェクト別にクラウド上に設けたフォルダごとに分類できる。また、家族のメンバーで分けたり、どの色のボタンを押せば、どの業務の誰のパソコンやどのクラウドに保存される……といった分類を行うことができる。

上手に片づけるためには、作業の手間を減らすことと、便利な仕組みづくりが大切なので、これらのプロファイルを上手く使って、省力化を進めることも大切だ。

こんな、憧れの片づいたデスクに！

それら、片づけのテクニックを駆使することで、福永さんの仕事場は、複雑な仕事をされているにも関わらず、ご覧のようにスッキリ。

仕事場が片づいてれば、書類やものを探すのに時間を取られたりすることもないし、それだけ仕事を効率的に進めることもできる。

また、散らかったものに思考を煩わされることがないから、考えもまとまりやすくなる。

なお、デジタル整理アドバイザーの考え方の基本は、まず、紙で持つべきか、データで持つべきかを瞬時に判断し、いわゆる『形式変換』をさせる。そしてデジタル化したものを、どう整理するかまでを理論として学べるという。

この形式変換になくてはならないのが優秀なスキャナーであり、福永さんの場合はScasSnapを使っていかに速やかにデータ化するかが作業の効率化の鍵になっているそうだ。

ぜひ、みなさんもScanSnapを使ってドキュメントを整理し、仕事を効率化していただきたい。

整理整頓やScanSnapの設定などに悩んだら、整理収納アドバイザーの資格を持ち、仕事に活かされている福永さんに相談してみるのもいいだろう。捨てる片づけではなく、『いかに捨てずに片づけるか？』についてもアドバイスして下さるというので、我々ガジェットマニアにも参考になるに違いない。

株式会社デジタル・ファイリング・ラボ
https://digital-filing.com/

（村上タクタ）