リモートワークを快適にするなら、まず一家に1台ScanSnap

2025.10.27　 2022.09.30

2年半前から働き方が大きく変わったという人が多い。以前はとにかく『会社にいることが仕事』だった側面もあるが、在宅勤務になると仕事のアウトプット自体が問われる。会社が予算を提供してくれるかどうかはともかく、自宅の仕事環境を整えて、効率よく仕事ができるようにした方が、結果として仕事時間は短くなり、アウトプットの質も向上する。そのためにお勧めしたいのがScanSnapだ。

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CONTENTS

1 年賀状プリンターのスキャナーと、ドキュメントスキャナーは違う
2 メールで送るのも簡単だし、大量の書類もクラウド保管なら便利
3 名刺やレシートもデータ化
4 『まずはスキャン』から、『ひと手間かけてからスキャン』に

年賀状プリンターのスキャナーと、ドキュメントスキャナーは違う

ScanSnapはいわゆるドキュメントスキャナー。

「スキャナーなら年賀状を印刷するために買ったプリンターに付いているよ」という人も多いと思うが、単に紙をスキャンするための製品と、仕事を効率化するために作られたドキュメントスキャナーはかなり違う。

どう違うのかは、後述のリモートワークでの主なScanSnapの使い方でご説明しよう。同じことを、プリンターに付属しているフラットベッドスキャナーでやろうとしたら、かなり大変なはずだ。

メールで送るのも簡単だし、大量の書類もクラウド保管なら便利

たとえば、PDFの書類にサインして戻すことを求められた時。書類をプリントしてサインし、スキャンして、メールすればいい（もちろん、デジタルサインが使えるならそれに越したことはないが）。スキャンした書類はJPEGにすることもできるし、PDFにすることもできる。パソコンのデスクトップに保存することもできるし、DropboxやEvernoteなどのクラウドサービスに保存することもできる。スキャナーから直接メールで送ることもできる。とにかく、自分の使い勝手がいいように設定できるのがScanSnapの魅力だ。

ScanSnap iX1500/1600などのタッチパネル付きのタイプなら、あらかじめプロファイルを設定しておけば、タッチパネル上のボタンを選択することで、どこに保存するかを選ぶことができる。

在宅勤務になると大変なのが、仕事する場所の確保。特に資料の置き場などに困る。

ScanSnapがあれば、自宅にあった書類を全部スキャンしてデータ化してしまえばいい。筆者の場合、取材資料などが嵩張るのだが、これらを全部スキャンして捨ててしまう。Evernoteなどのクラウドサービスに保存しておけば、自宅の仕事場でも会社でも、好きな場所でいつでも閲覧できる。

仕事の場所が制約される理由のひとつに、資料が置いてある場所という問題がある。会社に資料があれば、そこでしか仕事ができない。資料の持ち出しや守秘義務という問題がある職場もあると思うが、資料の置き場所に縛られるよりは、クラウド化してどこからでも閲覧できるようにした方がいい。

Google Driveなどのクラウドサービスに保管しておけば、担当者が離職したり、担当を離れたりした場合、アカウントを削除したり、権限を変更したりすれば見られないようにできるのだから、紙の書類よりもむしろセキュリティ的には優れているともいえる。

名刺やレシートもデータ化

名刺や、領収書の管理にも便利だ。

筆者の場合、名刺は全部スキャンして名刺管理サービスのEightに転送する。そうすれば、いつでも名前や社名で検索できる。スマホアプリもあるから、出先で名刺の検索が必要になった時にもすぐに対応可能だ。

もちろん、名刺をスマホで読み込むこともできるが、ScanSnapがあれば、何百枚、何千枚と溜まってしまった名刺もスキャンできる。

「スキャンした名刺は捨ててしまう」と言う人もいるが、筆者は「名刺はその人の顔」と言われて育った世代なので、スキャン後は箱に入れて棚の奥に保管している。たいしたスペースを取るわけでもないし、紙質、厚みなども含めて、名刺というモノの良さもある。古い名刺を引っ張り出して、昔の知人に思いを馳せるのもまた楽しい。

レシートのスキャンを利用できるかどうかは、会社などがサービスに対応しているかによるが、対応していたら、とても便利だ。

そもそも、今どき紙のレシートや領収書を糊で貼って経費精算をしなければならないなんて、どうかしている。こういう部分を効率化できない会社は、社員の労働力や時間を無駄にしている。遠からず、そんな会社が利益を出すことは難しい時代がやってくるから、早めに対応しておいた方がいい。