読者の手書き手紙を大事に保存したい【ヘリテージ社ソリューション本部 鈴木悠希】

ドキュメントスキャナーの絶対王者PFU ScanSnap iX1600

デジタルガジェットを扱うThunderVolt編集部にいる筆者にとっては、もう10数年も前からScanSnapがあるのが当たり前の生活になってしまっているが、紙の雑誌の会社だと、いろんな部分で紙を使う。また、事務作業でも当然のことながら紙をたくさん使う。しかし、そういう環境だからこそ、ScanSnapが役に立つのだ。

ここで、あらためてPFUのScanSnap iX1600について御紹介しておくと、PFUはドキュメントスキャナーで世界最大のシェアを持っており、その中でもScanSnapはコンシュマー向けの商品ラインとして、Windows、Mac、iPhoneやAndroidなどのスマホや、さまざまなクラウドサービスと連携する機能を持っている。

たとえば、名刺をスキャンすると自動的に名刺管理サービスに取り込んだり、レシートをスキャンすると経費精算サービスに連携する……ということが可能。ドキュメント管理に関しては驚くほど便利なデバイスなのだ。

iX1600は最新のフラッグシップモデルで、4.3インチのタッチパネルと毎分40枚の高速スキャン機能を持ち、Wi-Fiに接続できて快適なスキャン環境を実現する。価格は5万6100円（税込）だが、オフィスはもちろん、一家に一台必要なデバイスだ。

PFU ScanSnap iX1600
https://www.pfu.ricoh.com/scansnap/products/ix1600/

驚くほど簡単なセットアップ

というわけで、さっそく鈴木さんにセットアップをお願いした。

箱から出して、設置。Wi-Fiに接続できるので、電源ケーブルにさえ繋げばいい。書類を貯めずにスキャンできた方がいいので、なるべく手の届きやすい場所に設置するのがポイント。

箱を開けると、とても簡単なインストラクションが付いてくる。電源を繋いで、パソコンやスマホにソフトウエアをダウンロードすれば、あとはそのアプリの指示に従えばOK。最初に有線で接続すれば、Wi-Fiの設定もパソコン側からScanSnapにコピーされるなど、非常に簡単に初期設定が行えるようになっている。

機種を選んで、アプリをインストールすれば、あとはだいたい画面の指示に従うだけ。ひと昔前のスキャナーやプリンターで設定の難しさに苦しんだ人も、驚くほどの簡単さ。

実際、鈴木さんも「オフィスの引っ越しのたびに、スキャナー・プリンターの設定に悩んだものですが、簡単で驚きました。これなら誰でも分かるのでは？　Wi-Fiのパスワードも入れなくても、自動的にパソコンからコピーしてくれるのに驚きました」とのこと。

基本は、スキャンボタンを押すだけ

あとは、スキャンボタンを押せば、スキャンできる。

ところで、このタッチパネルに表示されるスキャンボタンがiX1600の最大の特徴でもある。上の丸いボタンに、さまざまなプロファイルをパソコン側から設定できるのだ。

プロファイルを設定できるのが便利！

たとえば、解像度、カラーかモノクロかをはじめ、保存場所なども設定できる。スキャンするとパソコンやクラウドサービスの特定のフォルダに保存するようにもできるし、特定のサービスに転送することもできる。また、スキャンしたら、そのままメールに添付して送るようにすることさえできるのだ。

鈴木さんにも、早速、読者の方のお手紙を保存するフォルダを作って、高解像度カラーの保存データが、ワンタッチでそのフォルダに保存されるように設定してもらった。

大事な紙のお手紙だからこそ、スキャンしてデータを保存して、原本は保管庫に保存することもできる。逆に思い入れのないビジネスドキュメントならスキャンした後は捨ててしまったりもできる。『まずは、スキャン！』を習慣化すれば、あとは自由にできるのだ。

『まずは、スキャン！』を習慣化しよう！

使ってみた鈴木さんは、「スキャン専用の機器を使用するのは初めてでしたが、紙を読み込む速度にびっくりしました（毎分40枚です！）。『そんなに速いスピードで読み込んで大丈夫？』という勢いなので、最初に使った時は驚きました。でも、紙がシワになったり角が傷ついたりもせず、筆で書かれたテイストの文字の絶妙な濃淡まで、そのまま読み込まれていて感動しました」と言う。

そう、PFUのスキャナーは、選挙の投票用紙や、中国の国勢調査の書類を読むのにも使われており、弱い紙や、シワの入った紙でも詰まることなく紙送りしてくれる。また強引に取り込んで紙を傷めたりすることもない。特にiX1600は重送されたりすることもない。また、ハードウエア的にも非常に頑強で、iX1600も、その前のiX1500も、iX500も発売時から使っているが、いずれも一度も壊れたことがないし、身近でも壊れたという話はほとんど聞かない。

鈴木さんも、「私はIT系の会社から、ヘリテージに入ったので、とにかくオフィスに紙が多いことに驚きました。紙ならではの文化を大事にしつつも、資料の保管や、日々の請求書や契約書等の書面など、必ずしも紙である必要がないものはデータ化して保存をする、という、良い意味での紙からの脱却はぜひ推進していきたいと思っています。スキャンがこれだけ楽にできれば、一歩を踏み出しやすいのではと思います」と語ってくれた。

『まずは、スキャン！』を習慣化し、その上で要らないものは捨てる。大切なものはしっかり保管する……を習慣化すれば、紙の多いオフィスもすっきりと片づくはずだ。

（村上タクタ）